Bedrijfsvoering algemeen

Bedrijfsvoering houdt alle activiteiten in die de gemeentelijke organisatie in staat stelt duurzaam te presteren en maatschappelijke waarde te creëren. Denk aan personeelsbeleid, huisvesting, informatievoorziening en ICT, inkoop en de planning en control cyclus. Een goede bedrijfsvoering is voorwaarde voor het uitoefenen van en het ‘in control’ zijn over de primaire taken en bedrijfsprocessen. Het uiteindelijke doel is een bedrijfsvoering die ervoor zorgt dat de beschikbare middelen zo goed mogelijk renderen om de gewenste maatschappelijke effecten te halen.

De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken wordt voor de gemeente Uithoorn door de Duo + organisatie uitgevoerd. Hiermee zijn de primaire processen van de organisatie van Uithoorn zo goed mogelijk ondersteund.Hierbij is er op basis van de DVO’s gezamenlijk met Diemen en Ouder-Amstel gestuurd op de gewenste prestaties tegen de daarbij behorende kosten. Naast het op orde krijgen en houden van de reguliere bedrijfsvoeringstaken is ook ingezet op het incidentele beleids- en adviestaken om de bedrijfsvoering te verbeteren en actueel te houden.

De afgelopen jaren is de eigen gemeentelijke organisatie veranderd naar een organisatie die meer gericht is op een strategie-, beleid- en regiegemeente, waarbij de uitvoerende taken onder andere bij Duo+ liggen. De veranderende maatschappelijke omstandigheden, de ambities van de gemeenteraad die zijn vastgelegd in de dienstverleningsvisie, de communicatievisie en de ontwikkelagenda participatie, en de rol van Uithoorn in de regio (AM en MRA) vragen om een organisatie die zich hierop ontwikkelt en aanpast. In 2022 zijn hiervoor op basis van een ontwikkelprogramma de vaardigheden en competenties van onze medewerkers worden versterkt, zodat de organisatie gereed is voor de genoemde ambities en opgaven. Te denken valt aan het verbeteren van de adviesvaardigheden of aan de training effectief werken die in deze tijden van hoge werkdruk en de grote hoeveelheid van digitale informatie, de medewerkers hierin ondersteunt.

Personeel

Onze organisatie staat of valt met de kwaliteit van onze medewerkers. In deze veranderende samenleving is het belangrijk dat zij een goede balans hebben tussen werk en privé. Nadat de coronacrisis het afgelopen jaar langzaamaan is verdwenen blijken de medewerkers een groot deel van hun werktijd thuis te blijven werken. Daarbij is veel aandacht geschonken hoe er een goede balans gerealiseerd kan worden tussen rustig en ongestoord thuis werken en je collega's fysiek op het werk ontmoeten om een goede samenwerking te behoeden.

Het behouden en werven van voldoende gekwalificeerd personeel is het afgelopen jaar weer een grote uitdaging geweest. Hiervoor is in 2022 ingezet op het binden en boeien van het zittend personeel door per individuele medewerker na te gaan wat de behoefte is aan ontwikkeling en hoe dat vanuit de werkgever ondersteund kan worden. Dit kan zijn door een coaching of opleidingstraject, of door het uitvoeren van andere of nieuwe uitdagende taken.

Ziekteverzuim

Ook is er veel aandacht geweest om het ziekteverzuim op een acceptabel niveau te houden. Er is vooral ingezet om, met diverse maatregelen, het langdurig ziekteverzuim te verminderen. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat het ziekteverzuim over heel 2022 voor de gemeentelijke organisatie is uitgekomen op 4,8%. Wat daarbij opvalt is dat het ziekteverzuim vooral gepiekt heeft tussen februari en juni waarna het gehele resterende jaar het verzuim weer op een acceptabel niveau bleef. Over het gehele jaar gezien is het verzuimcijfer gelukkig onder de norm van 5% gebleven.

Quotumwet

Binnen de Quotumwet wordt van overheden gevraagd mensen met een arbeidsbeperking aan werk te helpen. In de gemeentelijke organisatie hebben we in dit kader één medewerker werkzaam in de gemeentelijke organisatie. In samenwerking met Duo+ is er verder nog gewerkt aan een actieplan om het gevraagde quotum compleet te krijgen.

Digitale P&C-documenten

In 2022 is de ontwikkeling van de Planning en Control (P&C) documenten doorgezet, met het gebruik van een applicatie waarin documenten digitaal zijn opgesteld. Deze applicatie is het afgelopen jaar gekoppeld aan de financiële administratie waardoor er minder handmatig gewerkt is. Dit heeft er aan bijgedragen dat de P&C-documenten efficiënt zijn opgesteld met een betere kwaliteit.

Digitalisering en optimalisering financiële administratie

Duo+ verzorgt de financiële administratie van de gemeente Uithoorn. De vier organisaties werken met één pakket met als doel om de kwetsbaarheid te verminderen en de kwaliteit te verhogen. Ook in 2022 is gewerkt aan het verder verbeteren en digitaliseren van de processen en de financiële administratie.

De dienstverlening van Juridische Zaken heeft in het teken gestaan van de vele personele wisselingen in het betreffende team. Daarbij is prioriteit gegeven aan de hoogst noodzakelijke ondersteuning en uitvoering van bijvoorbeeld het proces van de bezwaarschriften en de klachtenafhandeling. Eind 2022 kwam het team Juridische Zaken weer meer op sterkte, waardoor er in 2023 weer gebouwd kan worden aan een goede dienstverlening en het oppakken van de juridische kwaliteitszorg.

Vervanging hardware

Het vervangingsplan van computers (om de 5 jaar) en mobiele telefoons (om de 3 jaar) is uitgevoerd. Mede als gevolg van de blijvende trend van het thuis- en hybride werken is het het mobiel werken met laptops verder gefaciliteerd. Ook zijn de hybride vergaderfaciliteit in het gemeentehuis uitgebreid. Daarbij is voldaan aan de vereisten van bijvoorbeeld de informatieveiligheid en de archivering.

Doorontwikkeling applicatiebeheer

Reductie van kwetsbaarheid en verhoging van kwaliteit is de continue opgave voor professionalisering van het functioneel applicatiebeheer. In dat kader is ook het afgelopen jaar gestuurd op harmonisatie van het applicatielandschap tussen de verschillende organisatieonderdelen. Het team I&A heeft constant gemeten of de dienstverlening voldoet, waarbij de afspraken binnen de DVO leidend zijn.

Zaakgericht werken

Op basis van een projectmatige aanpak is in 2022 verder gewerkt aan het beter borgen van het zaakgericht werken, en het daarmee beter archiveren en zorgen voor een betere dienstverlening. Daarbij is een grondige analyse uitgevoerd naar de informatie huishouding en zijn op basis daarvan voorstellen gedaan om het informatiemanagement beter te organiseren. Deze voorstellen zullen in 2023 worden uitgewerkt. Hiermee moet de informatiehuishouding in de werkprocessen beter ondersteund worden en de kwaliteit en de stuurbaarheid van het werk verbeterd wordt.

De werkzaamheden op facilitair gebied zijn in Duo+ verband nog verder geoptimaliseerd. Daarbij is de ondersteuning bij het hybride werken verder ontwikkeld en is de inrichting van het gemeentehuis aangepast en flexibeler gemaakt.

In 2022 is het uitvoeringsplan communicatie vastgesteld en is er doorgegaan met de uitvoering van de acties van dit plan in relatie met de onderwerpen dienstverlening en participatie. Hierbij is ook gewerkt aan de organisatie van communicatie. Daarvoor is in samenwerking met de 4 organisaties binnen Duo+ een werkgroep aan de slag gegaan om een plan op te stellen hoe de organisatie inrichting, de capaciteit en de kwaliteit verder vormgegeven moeten worden. In 2023 worden die werkzaamheden afgerond en zal op basis van dat plan de nodige beslissingen genomen kunnen worden.
Verder is de werving van een strategisch communicatieadviseur voorbereid, waarvoor de raad in de begroting 2023 budget heeft vrijgemaakt. Hiermee kan deze vacature in 2023 worden ingevuld.
Het doel van deze acties is dat daarmee de communicatie steeds beter aansluit bij de bestuurlijk en ambtelijke vraag, en daarmee de uiteindelijk bij de ambities van de communicatievisie waarmaakt.